Déployer un logiciel collaboratif
Vous souhaitez mettre en place un logiciel collaboratif dans votre entreprise ? Faites appel à mes services !
Vous avez un projet digital à mettre en place dans votre entreprise ? Vous souhaitez mettre en place un logiciel collaboratif au sein de votre structure, afin que les équipes puissent mieux travailler ensemble, et avoir un accès rapide aux bons documents et bonnes informations à jour?
Nous allons voir ensemble les principales fonctionnalités des logiciels collaboratifs, quelques exemples de logiciels, et la meilleure méthode pour déployer – avec efficacité- ce type de logiciel au sein de votre entreprise.
Logiciels collaboratifs : quelles fonctionnalités rechercher avant de le déployer ?
Les logiciels collaboratifs existent depuis de nombreux années, et leur implémentation s’est accélérée depuis la crise sanitaire de 2020. En effet, de nombreuses structures se sont retrouvées devant les même besoins du jour au lendemain, dès le 1er confinement :
- Comment partager facilement des documents entre nous?
- Comment suivre l’activité à distance ?
- Comment échanger à distance avec les collaborateurs, sur l’ensemble des projets, ainsi que sur la production courante ?
Les logiciels collaboratifs se sont donc vite développés, car ils permettent préçisement de travailler ensemble à distance. Néanmoins, leur compréhension reste limitée, car il existe des 10aines de logiciels aux périmètres fonctionnels très hétérogènes. On peut parler de « logiciel collaboratif » dès lors que le logiciel permet de passer une information d’une personne A vers une personne B. Dès lors, de nombreux logiciels du quotidien peuvent aujourd’hui mettre en avant leurs fonctionnalités « collaboratives ».
Néanmoins nous pouvons définir un socle de fonctionnalités communes pour tous les logiciels réellement centrés sur la collaboration. Voici ces fonctionnalités :
- Permettre de s’échanger facilement des documents (et donc de manière implicite permettre de stocker des documents)
- Permettre de constituer un groupe de travail, afin de s’échanger des informations, qu’elles soient non structurées (Exemples : conversations, visio), ou structurées (Exemple : échanges de documents, plannings, jalons, etc).
- De manière universelle, ces logiciels permettent aujourd’hui d’échanger au travers de chats thématisés, et/ou de systèmes de visio-conférences.
Voici le socle des fonctionnalités de base, que l’on peut demander à un logiciel collaboratif.
Exemples de logiciels collaboratifs à déployer
Il existe plusieurs familles de logiciels collaboratifs, en fonction des fonctionnalités phares qui seront prioritaires pour vous. Nous pouvons distinguer 3 familles de logiciels à date :
- Les logiciels de gestion de projets, qui ont par nature de nombreuses fonctionnalités collaboratives
- Les logiciels de stockage de documents, qui ont également développées des fonctionnalités collaboratives
- Et enfin les logiciels de collaboration généralistes, qui sont des extensions « collaboratives » de logiciels connus et déjà bien implémentés.
La complexité, dans le choix d’un logiciel collaboratif, est de savoir quel est le prisme de vue le + important pour vous entre ces 3 domaines. Cela aura des répercussions importantes sur la manière de déployer puis d’utiliser ce logiciel.
Par exemple, si vous choisissez un logiciel collaboratif qui est avant tout un logiciel de gestion de projet, le stockage de vos documents ne sera pas « illimité », le logiciel partir du principe que vous avez un système de stockage principal.
Parmi les 10aines de logiciels présents sur le marché, voici quelques exemples, que vous puissiez vous faire une idée :
– Microsoft Teams
Microsoft Teams fait partie des logiciels généralistes (on pense évidemment à la suite Office), qui ont ajouté des fonctionnalités collaboratives. Le gros avantage de Teams est d’être généraliste, complet, et peu onéreux (il est souvent intégré dans les licences office, et il possède même une version gratuite). Par contre, comme souvent avec Microsoft, Teams n’est pas facile au 1er usage, il doit être paramétré, niveaux technique et fonctionnel, afin que les métiers puissent ensuite l’utiliser simplement.
Il permet notamment de créer des équipes, qu’elles puissent collaborer ensemble (chat, échanges de documents, visio, etc), et le tout est très intégré à la suite office.
– Dropbox
Dropbox est à la base un logiciel de stockage de documents. Devant l’évolution des usages, l’éditeur a développé de nombreuses fonctionnalités dites collaboratives, afin d’étendre son usage. Il est donc aujourd’hui possible avec Dropbox de stocker des documents, de se les échanger facilement, mais également de pouvoir les annoter, ou les envoyer en validation. Si vous avez déjà votre propres supports (fichiers excels, etc), dropbox peut être un bon complément, facile à prendre en main, pour ajouter des fonctionnalités collaboratives.
– Trello
Trello est un outil très simple de gestion de taches. Par extension, il est possible de gérer des projets collaboratifs avec ce type de logiciel. Il va donc permettre la aussi de créer des équipes, qu’elles puissent lister leurs actions, et échanger ensemble informations et documents. De plus, Trello bénéficie d’une « market place » permettant d’étendre ses fonctionnalités et manière quasi infinie.
Il existe des 10aines d’autres outils sur le marché : le plus important étant de savoir quelles sont les fonctionnalités que vous recherchez, et d’utiliser une méthodologie efficace d’implémentation.
Déployer un logiciel collaboratif : comment faire ?
Comme nous l’avons vu, il existe des 10aines de logiciels collaboratifs, aux périmètres très hétérogènes. Il est donc recommander de déployer ces logiciels grâce à une méthodologie pragmatique et efficace.
Une source d’erreur commune est de « forcer » le déploiement d’un outil déjà en place dans la maison, sans regarder préçisement ses fonctionnalités, ni paramétrer ses possibilités aux usages attendus des utilisateurs. Ainsi, de nombreuses entreprises ont déployer l’outil « Microsoft Teams » pendant la crise sanitaire (il était souvent le logiciel le plus pratique car il était déjà compris dans les licences office!), en laissant les utilisateurs le prendre en main, comme une nouvelle version de word. Mais derrière un logiciel collaboratif se cache des usages et des processus de travail nouveaux, qui ne pourront pas être « intégrés » naturellement par les utilisateurs : il faut les y accompagner.
Pour déployer un outil collaboratif, nous vous conseillons donc de partir des usages de vos utilisateurs : quels sont les processus que vous souhaitez digitaliser? Puis d’accompagner les utilisateurs dans la mise en place digitale de leur processus grâce au nouvel outil.
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