Trouver son logiciel GED

Autrefois réservés à certains grands industriels, les logiciels de GED (pour Gestion Électronique des Documents) se sont démocratisés, et il s’agit aujourd’hui d’un type de logiciel de plus en plus prisé par les entreprises. Pourquoi cet attrait vers la GED ?

A la base, un logiciel GED est là pour numériser vos documents, et les classer. Ces logiciels sont donc l’équivalent numérique de nos grandes armoires et l’ensemble des racks à l’intérieur, permettant de classer, de répertorier puis de trouver l’ensemble des documents d’une entreprise « facilement ».

Avec la forte volonté des entreprises de se digitaliser, les GED connaissent depuis quelques années une nouvelle jeunesse. En effet, les logiciels ne sont plus réservés aux entreprises très gourmandes en documents papier : la très grande majorité des entreprises a aujourd’hui le souhait de pouvoir digitaliser ses documents papier, afin de profiter des bienfaits de la digitalisation : échanger facilement des documents en interne comme en externe, automatiser certains traitements, archiver facilement, envoyer par mail, réaliser des signatures électroniques, etc.

Nous retrouvons souvent les logiciels GED comme la porte d’entrée des entreprises qui souhaitent se digitaliser. Si une entreprise a l’envie de communiquer de manière électronique avec ses clients par exemple, il convient évidemment avant tout qu’elle puisse avoir sa propre documentation disponible de manière numérisée. Voilà tout l’enjeu d’une GED.

Même si le périmètre des solutions GED évoluent en fonction des éditeurs, nous pouvons retrouver quelques fonctionnalités communes clés sur le marché de la GED :

• L’acquisition de documents numériques
• La digitalisation de documents papier (scan), avec certaines fois des fonctionnalités de reconnaissances d’écriture (type OCR)
• L’organisation de l’ensemble des documents au sein d’une base qualifiée, avec des droits d’accès spécifiques
• Une qualification poussée disponible pour chaque document : nature du document, cycle de vie, droits d’accès, procédure d’archivage, processus associés, versioning, etc
• Les mécanismes de « workflows » (processus), permettant d’envoyer automatiquement un document pour validation par exemple, ou pour relecture
• La recherche simplifiée, et un accès facilité aux documents de tous types
• La gestion d’un nombre toujours plus important de documents : PDF, JPG, XLS, WORD, etc, etc.
• Le stockage sécurisé de l’ensemble de ces documents. Avec un haut niveau de disponibilité
• L’accessibilité à l’ensemble des documents en mobilité (smartphone, tablettes, etc)

Évidemment, en fonction de l’historique de l’éditeur, ces fonctions peuvent être complétées par d’autres possibilités. Il faut à chaque fois partir de votre besoin, avant de solliciter un éditeur GED, c’est notre recommandation.