Trouver son logiciel GED
Vous recherchez à implémenter une GED dans votre entreprise ? Faites appel à mes services !
Vous avez un projet digital à mettre en place dans votre entreprise ? Une GED (pour Gestion Électronique des Documents) est une typologie de logiciels de plus en plus populaire en entreprise. Est-ce la véritable porte d’entrée de la digitalisation ? Que permet ce type de logiciel ? Comment le sélectionner ? Nous allons détailler chacune de ces questions au sein de notre article.
Trouver son logiciel GED : les principales fonctionnalités recherchées
Autrefois réservés à certains grands industriels, les logiciels de GED (pour Gestion Électronique des Documents) se sont démocratisés, et il s’agit aujourd’hui d’un type de logiciel de plus en plus prisé par les entreprises. Pourquoi cet attrait vers la GED ?
A la base, un logiciel GED est là pour numériser vos documents, et les classer. Ces logiciels sont donc l’équivalent numérique de nos grandes armoires et l’ensemble des racks à l’intérieur, permettant de classer, de répertorier puis de trouver l’ensemble des documents d’une entreprise « facilement ».
Avec la forte volonté des entreprises de se digitaliser, les GED connaissent depuis quelques années une nouvelle jeunesse. En effet, les logiciels ne sont plus réservés aux entreprises très gourmandes en documents papier : la très grande majorité des entreprises a aujourd’hui le souhait de pouvoir digitaliser ses documents papier, afin de profiter des bienfaits de la digitalisation : échanger facilement des documents en interne comme en externe, automatiser certains traitements, archiver facilement, envoyer par mail, réaliser des signatures électroniques, etc.
Nous retrouvons souvent les logiciels GED comme la porte d’entrée des entreprises qui souhaitent se digitaliser. Si une entreprise a l’envie de communiquer de manière électronique avec ses clients par exemple, il convient évidemment avant tout qu’elle puisse avoir sa propre documentation disponible de manière numérisée. Voilà tout l’enjeu d’une GED.
Même si le périmètre des solutions GED évoluent en fonction des éditeurs, nous pouvons retrouver quelques fonctionnalités communes clés sur le marché de la GED :
- L’acquisition de documents numériques
- La digitalisation de documents papier (scan), avec certaines fois des fonctionnalités de reconnaissances d’écriture (type OCR)
- L’organisation de l’ensemble des documents au sein d’une base qualifiée, avec des droits d’accès spécifiques
- Une qualification poussée disponible pour chaque document : nature du document, cycle de vie, droits d’accès, procédure d’archivage, processus associés, versioning, etc
- Les mécanismes de « workflows » (processus), permettant d’envoyer automatiquement un document pour validation par exemple, ou pour relecture
- La recherche simplifiée, et un accès facilité aux documents de tous types
- La gestion d’un nombre toujours plus important de documents : PDF, JPG, XLS, WORD, etc, etc.
- Le stockage sécurisé de l’ensemble de ces documents. Avec un haut niveau de disponibilité
- L’accessibilité à l’ensemble des documents en mobilité (smartphone, tablettes, etc)
Évidemment, en fonction de l’historique de l’éditeur, ces fonctions peuvent être complétées par d’autres possibilités. Il faut à chaque fois partir de votre besoin, avant de solliciter un éditeur GED, c’est notre recommandation.
Quels critères de sélection pour trouver son logiciel GED ?
Comme pour toute implémentation de logiciel complexe, notre recommandation est réellement de ne pas partir tête baissée vers 1 logiciel, quelle que soit la raison (« mon beau frère l’utilise », « j’en ai entendu parlé en bien », « il est pas cher »…ne sont pas des raisons valables 🙂
Notre recommandation est de suivre une méthodologie en 3 temps :
- Exprimez votre besoin : qu’est ce que je souhaite faire avec un logiciel GED? Au delà d’un 1er exemple (qui peut être une bonne base), qui va l’utiliser dans sa version pleinement déployée ? pour quel type d’utilisation ? Mes équipes sont elles prêtes à date à ce changement ? Est il plébiscité ? Quelle est la volumétrie de l’ensemble de mes documents environ ? Quels sont mes souhaits en termes de stockage ? etc.
- Formaliser à minima ce besoin au sein d’un document. Précisez vos attendus en termes de fonctionnalités, mais aussi en termes de planning et d’accompagnement
- Découvrez ensuite ce que propose le marché de la GED. Que ce soit via des salons, via internet. Recherchez, comparez. Nous vous conseillons de regarder précisément 3 offres à minima. Cela pour vous permettre de vous faire une opinion objective, et exhaustive, des avantages et inconvénient de chaque solution.
- Implémentez enfin au sein de votre entreprise, en commençant si cela est nécessaire par un « jeu d’essai » (« POC », pour Proof Of Concept), afin de vérifier si sur un périmètre réduit déjà, la valeur ajoutée souhaitée est bien confirmée.
Vous n’avez pas le temps nécessaire pour réaliser cette démarche ? Vous manquez de compétences internes pour réaliser ce genre de projet? Faites appel à un chef de projet freelance qui va mener ce projet à vos cotés, et vous faire avancer dans vos choix, pas à pas, de manière éclairée.
Même si cela peut paraitre intéressant à court terme, nous vous déconseillons vivement de « partir » avec un éditeur qui vous a démarché, car « il a l’air bien ». L’implémentation d’un logiciel GED est une démarche importante pour votre entreprise. Il ne vous viendrait pas à l’esprit de confier les clés de votre entreprise à une personne, simplement car elle vous a démarché. Choisir un logiciel GED revient, à peu de choses près, au même constat.
Trouver son logiciel GED : qui peut m'aider sur mon projet ?
Plusieurs typologies d’acteurs existent sur le marché des logiciels GED. Vous rentrerez surement – et naturellement- en contact avec l’un de ceux ci :
- Les éditeurs de logiciels GED : ils ont développé un logiciel, et en font la promotion pour le vendre. Ils trouveront tous les points communs nécessaires entre leur logiciel GED et votre besoin. Mais est-ce réellement le logiciel dont vous avez besoin? Cela sera à vous de déceler cela, et d’objectiver leur propos.
- Les intégrateurs GED : certaines sociétés se spécialisent dans l’implémentation de solutions GED en entreprise. Elles ont ainsi un retour d’expérience métier conséquent et pertinent pour vous accompagner. Mais évidemment, elles ne pourront que vous conseiller en fonction des logiciels avec qui elles sont « partenaires ».
- Un conseil digital indépendant : la 3ème voie est de passer par un chef de projet digital freelance qui va pouvoir vous apporter un conseil objectif et éclairé sur le marché. Il va pouvoir formaliser votre besoin, réaliser un appel d’offres pour vos soins, et devenir votre « expert » à la demande sur ce sujet, vous facilitant ainsi les décisions.
En espérant que cet article vous ait été utile.
Pour en savoir plus sur les projets digitaux :
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